1-2 開放政府聯絡機制


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1-2 開放政府聯絡機制

開放政府聯絡機制草創

開放政府的聯絡機制以例行性方式進行,所謂的例行性方式有三種頻率,按週、按月及按季,分別暱稱為週會、月會、季會,分別主要的會議用意為每週協作討論議題、每月對開放政府聯絡機制做討論與意見回饋、每季全盤回顧當季成果並統一向各部會次長報告。

開放政府定期會議
(一) 按季召開「開放政府政策協調聯繫會議」,原則於每季末 (3月、6月、9月、12月) 最後一週,邀集各部會督導開放政府業務副首長出席。主要目的在協調開放政府政策,回顧展望開放政府業務推動情形。
(二) 按月召開「開放政府聯絡人工作推動會議」(以下稱月會),原則於每月第一週週一,邀集各部會 PO 出席。主要目的在分享開放政府工作經驗,加強開放政府工作職能,決定當月開放政府協作議題。
(三) 針對月會結論的特定議題召開「開放政府聯絡人協作會議」(以下稱協作會議),以每週1次為原則,得視實際需要增減,邀集該議題相關部會及有意參與協作 PO 出席共同參與。主要目的在透過協作釐清問題,探討可行的解決方案,也透過實作幫助 PO 熟悉開放政府程序,導入開放政府政策思維工具。
– PDIS <開放政府聯絡人協作機制處理原則>

週會

週會的用意在於以協作的方式、讓 主辦機關 直接與議題的 利益關係人 討論議題,用工作坊共創的協作形式讓大家把想法寫在便利貼上、整理到工作單 [6] 上。

大家有共識,我覺得ok。工作坊的部分,我們就用議題別,如同當令水果一樣,看有沒有什麼議題成熟了,大家就做一個溝通協作,月會跟季會就按照routine的行程走。
– 賴致翔 <2017-02-07 研商開放政府專責聯絡人例行運作機制>

每週一前由 PDIS 小組發出該週五的週會會議通知,依據當週議題來邀請相關利益關係者出席討論,會收到會議通知或邀請的有:

  • 該議題的主協辦部會 PO
  • 有興趣參與討論的 PO
  • 議題的提案人或連署人
  • 青年諮詢委員會成員

時間原則上訂在每週五的早上十點到下午兩點,以工作坊的形式邀請大家集思廣益對跨部會、利害關係者眾多、具預警性質的議題作深度討論,會議由唐鳳政委與張芳睿顧問主持、PDIS 小組的其他成員則協助場地、錄影等行政事宜。

月會

月會的用意在於開闢一個 PDIS 小組PO 團隊 協作的時間與空間,互相交換開放政府聯絡機制的運作經驗,由 PDIS 小組負責打理 PO 的一切所需,包括 PO 在各部會內遇到的問題、希望可以精進的數位協作工具技能、工作坊流程操作技能等等,並由 PO 彼此分享、互相學習在各機關處理大小跨部會案件的成功與失敗經驗。
月會的議程中,除了會決定未來一個月的週會協作議題以外,也會穿插臨時動議、數位工具示範教學、協作工具教學、臨時動議等等時程安排。目前月會曾經帶入過的議程有:

  • 未來一個月的週會議題
  • PDIS 分享
  • PO 分享
  • 臨時動議

週會的協作溝通議題票選機制

在月會前,事先掌握有哪一些議題在發酵,並透過各部會 PO 提出各部會認為適合拿出來以協作形式討論的議題成為投票的選項。在當月月會時,會有一段時間讓 PO 自行決定是否當場針對該部會提出的議題稍作說明,並由全體 PO 票選決定未來一個月的週會議題。從而在月會指定接下來一個月份的週會安排,如果 PO 有需要協助的提案或者是其他希望協助解決的部分,也可以在月會處理。

月會的部分是全體PO出席,地點會規劃在院內,用月會的形式去指定未來一個月的週會流程,比如這個月可以事先掌握有哪一些議題在發酵,我們就可以在月會指定接下來一個月份的週會安排,如果PO有需要協助的提案或者是其他希望協助解決的部分,也可以在月會處理。
– 賴致翔 <2017-02-07 研商開放政府專責聯絡人例行運作機制>

季會

月會的用意在於每季全盤回顧當季成果,並一次性地向各部會次長報告,讓次長了解 PO 實際的工作內容,也讓各部會的次長、PO 以及 PDIS 小組成員有個共同發言的時間與空間,可以進行 FAQ 或是一次性的觀念宣導。

季會比較政治性,原則上也是在院內召開,也是透過邀請資訊長或者是副首長的情況之下,讓部會的督導長官可以瞭解開放政府的程序做到哪裡,目前偶爾也會有PO反應授權不足或者是身上的工作壓力很重,需要他們的副首長協助的部分,我們也可以透過這樣的定期會議形式來反應。
– 賴致翔 <2017-02-07 研商開放政府專責聯絡人例行運作機制>

[6] 見 第三章 政策與服務流程與協作工具介紹