1-3 PDIS 小組


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1-3 PDIS 小組

PDIS 小組

PDIS (Public Digital Innovation Space),也就是公共數位創新空間,我們打從一開始就將這個團隊定位為一個用數位創新為媒介來促進公共服務的空間。這邊的「空間」的意思強調的是一個不分階級,不分內外的開放空間,像是把辦公室的四面牆拿掉,大家都可以來參與,所以我們也設定這個團隊的工作方式會是非常公開,透明,開放的與民眾對話,與政府中各部會溝通.這跟我們之前不斷在做的 open space technology 相符合 — 所謂的 open space 的意思就像是一個黑客松 (Hackathon),它沒有特定的規則或 agenda,並且非常 organic 大家各自形成聚落決定要做什麼,那我們就是把這種精神帶進公部門來。
正因為未來的政府是透明、參與、課責、涵融的樣貌,打從一開始我們就不打算由政委辦公室來「領導」各部會,政委辦公室或是 PDIS 團隊,只是協助各部會把開放政府的能力建構起來 (Capacity Building),或者提供開放政府技術的協助(Technical Assistance),主角仍然在各個政府機關,從開放參與團隊開始。每次與 PO 的會議,不論是週會、月會、還是季會,都會有逐字稿紀錄並透明公開出來,都會開 slido 讓不管是在場或是不在場的 PO 可以直接參與表達意見,會有一份會議記錄,可能以週報月報的形式或是共同筆記的形式來呈現每個階段的走向,最後是以各種轉譯方式,比如說將文字加上圖表,將逐字稿化為公文式會議記錄,為的是讓不管是文字能力或圖像能力強的人,不管是擅長白話文或習慣公文語句的人都能了解。
文化上,既然開放政府的原意是「授權但不強迫」,是希望民眾可以主動參與(而不是強迫民眾每個月一定要參與某個政策的制定過程),我們也從開放參與團隊本身做起,建立這個「授權但不強迫」的形式。而你的背後,會有另一批支持你的後盾。那就是 PDIS 小組。

簡單來講就是一個協作的文化

它就是文化。簡單來講就是一個協作的文化。也就是說:我不需要完全相信你,我們不需要是一起長大的好朋友,但只要我們各自在有效的場域把我們目前想到什麼、已經做到哪裡及需要幫什麼忙都很誠實地說出來,我們就可以幫彼此能夠幫的部分,而且不會覺得沒有幫到我們不能幫的部分有什麼遺憾。這個就是協作的意思。基本上就是把協作文化,試著讓公部門用最小的阻力來開始形成。
— 唐鳳 <g0v news 採訪>

這樣的協作心態與後續大家一起合作幾個 project 下來的經驗,也漸漸形成了一套 PDIS 小組的工作文化 [6],簡單來說就是一種協作的文化。其中包含了迭代式協作、多元專業團隊、可階段交付雛形、可系統調用、主動參與或決策、完全信任、提早求救等等幾項或許還會陸續應加的 working style 。

迭代式協作 work iteratively

作家會在寫作前先列個大綱,把章節大致列出之後再進入寫作;畫家會在進入細節前先粗略畫個位置分佈草圖,大致規劃一張作品的主配角位置分佈、光線方向、想要表達的意境等等;程式設計師也會先將程式的結構、需要用到的函數先大致規劃好再進行細部的程式實作。
我們鼓勵一件事情的不用一步做到好,而是鼓勵先做出一個雛形,然後就趕快分享出來讓大家看、給意見、評論、多方吸收不同人的想法,直到覺得又有點方向了,準備好進入下一階段了,再繼續下一個 iteratoin。這樣 work iteratively 的工作方式,就是所謂的迭代式的協作模式。

多元專業團隊 multidisciplinary team

每個人都有各自的強項、擅長的事情、與興趣所在,因此了解一個團隊成員的屬性是很重要的,在辦公室中每個人的特性是什麼?誰總是那個起頭產生想法的?誰總是那個默默把事情做完的?誰總是遊走在許多人之間串流情誼的?每個人都有他的屬性與特性,有的人擅長寫文字、有的人擅長做圖表、有的人擅長做簡報、有的人擅長上台報告,把適合的事情給適合的人做,就可以利用協作省下許多寶貴的時間。

可階段交付雛形 working deliverable

迭代式協作 (work iteratively) 與可階段交付雛形 (working deliverable) 這兩個工作文化要能夠同時做到,每個 iteration 要拿出來跟大家討論的時候,如果是一個看不出頭緒的東西,也很難讓別人給出有用的意見。所以每次在比較多人的討論時,最好能夠拿出一份可以交付的,可以運作的雛形出來,好好的展示這份作品、程式或是文件想要達成的目標、想要服務的對象、想要嘗試的元素組合等等。

可系統調用 forkable prototypes

如果能做到可階段交付雛形 (working deliverable) ,理論上就會直接達到可系統調用 (forkable prototypes)的特性了。可階段交付雛形 (working deliverable)強調的是做的東西要是別人看得懂的,而可系統調用 (forkable prototypes) 則進一步強調了我們做交出的雛形或是原型 (prototype) 要是別人要可以直接拿去接著做的。

主動參與或決策 take ownership

在一個極度協作的文化中,每個人手上似乎都有些事情正在處理,每件事情似乎都至少有一兩個人正在協作,這時常常會有讓人猶豫自己該不該開始進入某個工作項目。這時候主動參與就很重要了,有的時候自己也不確定是否想法可行,這時就可以拿上一個階段的雛形來測試,take ownership,直接把這件事情當作自己的事情來處理。

完全信任 trust first

不論是誰在做什麼事情,只要想做,就有做好的機會,因為這是一個團隊。

提早求救 call for help early

試想在新創公司中常可以見到的一幕,許多不同專業的人坐在同一張大桌子上,一有問題就可以提出發問,有興趣的人前來解答或協助。求救並不可恥,而且有用!
[6] PDIS (2017) 公共數位創新服務