2-2 PO 的業務 如何當個稱職的 PO ?


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2-2 PO 的業務

如何當個稱職的 PO ?

自己形成 Agenda,找到組織起來的方法

在辦了幾次協作工作坊下來,許多 PO 表示既期待又怕傷害,這樣忐忑不安的心情來自於每次工作坊的形式好像都不太一樣,PO 該有的角色好像不斷變動,PO 要做的事情好像定義沒有很清楚,看不到 PO 的範圍到哪裡,應該是許多 PO 心中的疑惑。其實這些想法都完全正確,因為我們也打從一開始就沒有去設限說 PO 一定要做什麼。在協作文化中,一個團隊中的角色不是別人可以定義的,只有自己可以去探詢。我們知道每個人都有不同的個性、不同的長處,有的人喜歡聽、有的人喜歡講、有的人擅長紀錄、有的人擅長規畫,所以我們並沒有打算列出一堆業務清單成為 PO 的業務。

「我第一份工作的老闆跟我說,『來,你給自己取一個職稱,你說你想成為什麼,你就是什麼。』PDIS 也在創造一樣的環境,有一天我跟 AU 說我想試著多出去給演講,當天就收到她轉寄兩封適合的演講邀約給我,說這位是 PDIS 的 public speaker,若可以的話希望推薦我代為出席。」
– PDIS 公共系統服務架構師 林書漾

九型人格學(Enneagram)中,將人類個性分為九種互相關聯的人格,因為學派的不同有稍微有不同的變化,但大致可以分為:doer, networker, analyst, chairman, perfectionist, feeling-good person, problem solver, challenger and expert 九種。這樣的工具,常被用於工作場合上,做分類及深入了解每位員工的個性及整體形成工作環境。

每個人會進入這個團隊,就是因為有他們各自的特性、各自的長處,有能力去發掘自身潛力,也有願意幫助別人開發潛力的心胸。從了解自己,了解團隊開始,便能漸漸的找出自己的業務內容。

問:所以其實也很難一致地認定 PO 的工作內容,或是接下來要做的事情?
答:他們的工作內容,很明確是要認識其他部會的聯絡人。

問: PO 制度的未來,可以稍微描繪一下可能的藍圖嗎?
答:在短期基本上是 PO 們彼此熟悉,彼此至少會信任到發生事情的時候,**不會互相推來推去的程度,其實這個就很重要了。**接下來中期的事,我覺得每一個 PO 要找到他自己,或者是他們自己在那一個部會裡面,應該如何繼續組織起來的定位。但是這一個東西是我沒有辦法幫他們想的。這個有一點像我剛剛入閣的情況,也就是有充分授權,但是並沒有任何特定的工作描述,所以簡單來講,工作描述是要我自己寫。
–《報導者》X gØv news <開放政府 唐鳳如何過公務員這一關?>

PO 彼此的橫向聯絡,其實就是政府中跨部會溝通管道的最大收穫,而且憑著多年在公務體系的經驗,一定會長出各自部會組織的方法。

當然 PO 們自己會橫向討論,而且他們是常業文官,比我多許多年的經驗,所以在這樣的情況下,我相信他們每一個都會長出自己不同的組織方法來。但是,因為每一個部會的文化完全不同,所以如果從上而下去要求他們,一定要符合某一些要求的話,這個是有害的。在最後的階段於理想狀態下,當然是政府在決策時的本位主義因此而消失了,大家可以用跨部會為前提來作大部分的政策規畫。但是至於要如何做,以及多久才能做到這個程度,我一點概念也沒有。
–《報導者》X gØv news <開放政府 唐鳳如何過公務員這一關?>

所以像是自行相約出遊,互相請小點心,推坑政委訂飲料「犒賞」大家的辛勞,這些舉動我們都是極度鼓勵的。

「我想我們幾個比較大的部會可以來組成「爐主三姐妹」。」
– 教育部 PO <第二次月會>

一個稱職的 PO 的例子

之所以這麼難,甚至不可能寫出一份統一的 PO 業務清單,是因為每個部會的組織不同,業務不同,行事方式也一定不一樣,要寫出一份依樣的清單讓所有部會都照辦會是有害的。但我們還是可以依據想像,將一個努力自己形成 Agenda, 努力在各自部會中找到 organize 部會內執行開放政府政策方法的 PO 的樣貌大致描繪出來。

我們想像今天有一個部會叫做火鍋部,平常處理火鍋相關的事務。舉凡民眾要吃火鍋,要煮火鍋,業者要開火鍋店,都是火鍋部的業務範圍。

時常關心部會內相關業務
我們知道火鍋涵蓋的範圍很廣,要做成一個火鍋的流程,從備料、備湯、備火、備餐具,都是火鍋部的業務。但是火鍋部那麼大,業務那麼多,怎麼可能一下子把大家的專業都學起來呢?其實這裡的要訣是:先開始,再求好

火鍋部的 PO 原本是新聞傳播科的,對於發布新聞,宣導火鍋對人體健康的益處與壞處等等做得很得心應手,但是對於建置網站、使用數位科技來整理火鍋相關資料等等覺得根本就是世界另一端的工作。這時候火鍋部 PO 並沒有急著要把所有工具學會,而是先跟資訊科的人保持聯絡、暢通好溝通管道,準備了一些與資訊科溝通時可能會用到的專有術語,以便一但有議題出現時可以快速的在部會內暢行無阻的溝通。

時常參與有興趣的協作議題
藉由參與每週五的議題協作工作坊(週會),可以實際演練到許多協作的技巧,這會是在處理某些比較難處理的議題時非常優質的議題討論方式,就算是與火鍋看似不相關的議題,火鍋部的 PO 也會依據自己的時間、興趣選擇性地參加。

這天,月會中選出了一個議題是「建議在古蹟內明定禁止烤肉等相關規定」,火鍋部 PO 雖覺得這跟自己關係不大,但下一個瞬間馬上覺得如果今天這題目是「建議在古蹟內明定禁止煮火鍋等相關規定」就跟自己部會介身相關了,看了一下時間表,星期五的事情剛好可以彈性處理,就保著一探究竟的心態報名了議題協作工作坊,希望一方面能了解這樣的議題可以如何處理、如何討論,另一方面也是知道自己對於火鍋的相關知識與法規或許可以被套用在這個議題中。