3-2 問題盤點、歸納、定義


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3-2 問題盤點、歸納、定義

初期議題研究階段,有兩件重要的事,一是增加研究內容的質與量,二是盤點並歸納研究內容,初期議題研究階段後,需要將歸納並經練出來的洞見定義清楚,形成一個日後處理議題的共識,這個共識的呈現方式常常是用挑戰句的方式呈現。PO協作會議通常將問題盤點、歸納、定義濃縮在2個小時內完成,在日常業務中會依議題複雜度增加或減少研議的時間,這樣的步驟鼓勵PO們應用到日常業務中,與同仁一起進行,幫助日後議題處理過程更準確且不費時。

如何增加研究內容的質與量?

在協作會議建議業務單位與PO一起準備議題相關資料,在會議前把資料全部看過,並做個議題發展討論脈落整理,目的是讓大家可以在協作會議中更專注去進行尚未討論過、尚未有結論、尚未有共識的問題,避免之前會議開過的內容在協作會議中又重新討論。

方法1 :資料搜集(Desk Research) - 搭配步驟1到4

需要通盤了解一個議題,需要從各種角度去了解它,而ㄧ手、二手資料搜集是一個必要的過程,一手的資料包含政府內部的相關文件、影音檔,二手資料來源包含新聞報導、專家論述、網路輿論、學術報告、產業報告…等等。

方法2 :調查與訪談(Survey and Interview) - 搭配步驟1到4

需要通盤了解一個議題,需要從各種角度去了解它,而ㄧ手資料的另一種來源,例如透過問卷、訪談利害關係者所得到的資料,也是非常重要的。

☞步驟1. 利害關係人盤點並邀請至協作會議
(補充邀請規則:中央部會清單提供給政委辦公室致翔協助邀請、相關組織/廠商以及提案人與連署人由由業務單位直接邀請)

做利害關係人盤點並邀請至協作會議目的是,讓各方與此議題有關的政府單位、相關團體、廠商、民眾,有機會聽見彼此的意見並協作,這這個協作會議發揮真正「協作」的精神。舉開放政府聯絡人第3次協作會議(2017.03.31計畫管理法案臺灣版一案)為例,國發會為此議題的主責機關,認為此議題與「行政院科技會報辦公室」、「行政院主計總處」、「行政院公共工程委員會」都有關連,需要大家一起出席才能周全研議。再舉開放政府聯絡人第4次協作會議(2017.04.21解除禁行機慢車道、強制二段式左轉一案)為例,交通度為此議題的主責機關,除了政府跨部會邀請外,也邀請了相關組織,如「機車路權促進會」、「貨運同業工會」。這個部分也需要二位提供希望加邀的相關部會、團體、廠商清單,並告知二位與提案人、連署人邀請情形。

☞步驟2. 初步與提案人聯繫的情形與訴求細節整理

a. 釐清提案人問題背後的問題
此階段需請PO協助指導業務單位進行。執行時需要有一直問為什麼的技巧:(舉例:問題:為何希望廢除強制兩段式左轉?->再問為什麼,得到解答是:因為待轉區變待撞區->再問為什麼,得到解答是:待轉區格子畫太前面、畫太小,這時我們就知道,不要馬上直接跳入廢除強制兩段式左轉的討論,而是先思考是否可透過待轉區格子畫前面一點、大一點去解決。)

b. 釐清提案人期待的解決方式:解決問題的方式有很多種,可以先釐清提案人的想像,有時候提案人期待的解決方式已經有了,只是他不知道。如果目前沒有提案人想像的協作方式,可以保留提案人建議,納入內部研議的解決辦法,最後採取辦法還是以承辦單位研議結果為主,研議過程如果能納入更多利害關係者的意見會比較好。

c. 盤點覆議人建設性的問題與期待的解決方式:在Join平台上的提案,覆議者能夠留言覆議,有時覆議的原由(問題與期待的解決方式)能夠與提案者呼應,這時可以在提案人爭點、期待解決辦法中同一列附註附議人之Join平台上留言專屬編號,又或是有提出值得討論的問題與建設性的解決方式,呼應的原由可以另外寫在附議人爭點、覆議人期待解法的表格列。

☞步驟3. 相關資料搜集與重點節錄與原始資料提供

做相關資料搜集與重點節錄目的是確保議題研議時,能有足夠且多元的資料來輔助,常常提案人的訴求是侷限的,對議題的理解度不夠全面,有足夠資料能幫助導正訴求到一個比較有建設性的方向,為了幫助會議順利進行,請將相關資料搜集與重點節錄與原始資料以email之方式提供給主持人參考。

a.政府、業務單位手上現有的議題相關資料

(比如:提案人訴求重點節錄、覆議人訴求重點節錄、與議題相關會議記錄、相關法規重點節錄、特殊案例-可以提出來輔助討論…等等。)

b.現有的新聞資料:文字、影音,並節錄重點。

c.議題相關學術/產業報告,並節錄重點。

d.議題相關會議紀錄,如專家學者會議、內部與跨單位研議會議,並節錄重點。

e.其他(業務單位非常專業,一定還有其他類型的資料是上述尚未提及的)。

☞步驟4. 內部對於此議題的看法、未來希望繼續處理的方式、方向與困難

步驟一到三的表格同一「列」的資料需要有相關聯,例如:爭點1-期待解法1-資了種類1-重點節錄1-希望處理的方式或方向1-會面臨到的困難1。而第1列的資訊可能不會只有一筆,可以分細項在表格中填寫,例如:呼應到爭點1的資料種類有專家學者會議的研議會議記錄、立委質詢的紀錄資料,這樣在資料種類的同一列裡寫上以上兩項的資料種類以及分別的重點節錄。

##如何盤點並歸納研究內容

問題盤點並歸納輔助方法1 :議題分析表

議題分析表供PO與業務單位使用,將議題相關資料(步驟1到3)整理到此表,再依照現有盤點的資料,內部初步討論對此議題的看法、未來希望繼續處理的方式或方向與困難,並記錄在此表的最後一欄。

問題盤點並歸納輔助方法2 :心智圖法(Mind Mapping)搭配KJ法

心智圖法,是一種思想歸納與紀錄的方法,它能夠有系統性地整理在大議題下的子議題與問題,在日後研議討論時,幫助與會同仁能夠在相同的資料背景與脈絡去討論,提高會議的效率。在研議問題時,常常也會將可能解決辦法一同提出,但在這個階段最重要的是把問題釐清而非馬上想出解決問題的方法,能夠透過心智圖法將在這階段提出的解決辦法另外標記,除了能避免草率想出解決辦法外,也能幫助將解決辦法記錄下來,作為日後研議解決辦法的素材之一。
大圖(2017.03.24國產車撞擊測試分級並公開結果一案)請見:https://realtimeboard.com/app/board/o9J_k052DeM=/

如何形成挑戰句?

挑戰句的形成屬於 問題定義 的階段。