遠距兩分情

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近來的疫情,讓許多組織不得不調整上班習慣。我們辦公室的運作並沒有受到影響,因為我從2016 年入閣以來,就實行遠距工作。當時我提出「週三、週五遠距上班,並保有在其他辦公場所上班的彈性」,當時媒體民調約有四成民眾支持、三成不支持。不過,多年來的事實證明,辦公室遠距團隊的工作效率不但大幅提升,更促進了國際交流的嶄新可能。

這幾年來,我常常一早起來參加美東時區的活動,接著和印太地區交流,傍晚再參與歐洲、非洲的訪談,完全無縫接軌。我們與故宮博物院第一次的協作會議,也是靠著遠距視訊會議促成的。當時吳院長還說:「故宮就是需要這樣的創新!」

俗話說「見面三分情」。共同在場的體驗固然重要,但我認為,在解析度夠高、過程留下完整紀錄的環境裡,也可以做到「遠距兩分情」。無論是公開逐字稿或錄影,不但讓沒有參與的人能夠了解會議的來龍去脈,也能讓關心的朋友們,隨時追蹤議題的進度。

初次採取遠距模式的組織,可能會擔心「工作偷懶怎麼辦?」然而,只要充份運用數位工具溝通及共筆記錄,還是可以讓大家合作討論,並且看出每個人的具體貢獻、進而衡量工作的效率。

我們辦公室的成員,各自分布在不同地點辦公。即時更新的共筆筆記與試算表、隨時溝通的聊天室、定期召開的視訊會議,把大家串連在一起。同仁們即使是內部討論,也會留下簡單記錄,只要筆記分享出來,大家都能及時跟上、提出貢獻。往往晚上還沒解決的問題,隔天一早起床,看見另一位同仁已經共筆完成。運用看板系統追蹤專案進度,讓同仁不僅能督促自己,也能同步讓其他夥伴檢視成果。

每年暑假,我的辦公室人員會固定增加兩倍,召募一群對改造政府數位服務有熱誠的青年學子,分組遠距與機關同仁協作。我們不需要為了臨時增加的人力擴增空間,組員也不受地域與時間的影響。有位曾參與實習計畫的同學說:「這樣時間空間都非常彈性,也能不限距離體驗腦波控制!(笑)」

在公務機關中推動數位協作,互信是最重要的基礎。相信所有人都能在不同地方,完成自己的工作,資訊透明分享,讓有能力的夥伴能夠隨時隨地來補位完成。「數位政委」的工作,著實是由「數位」、「數十位」同仁協力完成,用專業與熱情,讓政府數位服務變得更好。