協作會議參與須知


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各位好,歡迎參加開放政府議題協作會議(以下稱協作會議)。本須知為參加協作會議的前導說明,希望參與者事先閱讀,讓會議進行得更順暢。

一、協作會議的簡介:

開放政府議題協作會議是一個定期會議平臺,原則上每月舉行二次,於週五召開,討論特定議題,希望在行政院各部會與關注特定議題的利害關係人間,建立一個溝通與協作的機制,且透過專案顧問導引,從操作中落實開放政府的思維,熟悉政策設計的理念,演練設計工具的流程。

二、協作會議的目的:

(一) 協助主協辦機關聽取多元意見,創造機關與民眾間更多的對話機會。

(二) 透過協作釐清議題的爭點,並儘可能尋找可行的解決方案。

(三) 藉由實作讓各部會逐步熟悉開放政府程序,並導入相關政策思維、設計與工具。

三、協作會議的議題:

行政院按月召開「開放政府聯絡人(Participation Officers, PO)工作推動會議」,在該會議討論並擇定當月協作議題。

協作議題的選擇方式,主要是考量特定議題有利害關係複雜、多方意見分歧、公眾參與熱烈等情形,而有跨部會協作需要。議題來源包含公共政策網路參與平臺(以下稱 Join 平臺)民眾的提案,也可以由各部會PO提出。

四、協作會議參與者:

(一) 工作團隊:由負責開放政府業務的政務委員召集會議,聘請專案顧問主持,並由行政院公共數位創新空間(Public Digital Innovation Space, PDIS)小組處理相關幕僚工作,包括會議通知、場地、直播、速錄及聯繫等。

(二) PO:除議題主協辦機關 PO 外,鼓勵行政院各部會 PO 應主動參與。

(三) 議題主辦機關業務單位:宜由適當層級人員出席,以熟悉議題相關政策且能妥適回應利害關係人意見者為原則。會議由議題主辦機關(業務單位)先進行開場簡報,協助與會者瞭解協作議題背景資料,政府相關職能及議題焦點初步分析等。

(四) 相關機關:主協辦機關得邀請議題相關機關與會,都以由適當層級人員出席為宜。

(五) 提案者及附議者:協作議題為 Join 平臺的連署議題時,主辦機關應邀請該議題之提案者及附議者與會:

  1. 提案者:以 1 人為原則,倘為團體組織,由 1 人代表出席。倘提案者本人未能出席時,得由代理人出席。
  2. 附議者:由主辦機關邀請所有附議者,以 5 人為限,原則上由報名先後順序決定。

(六) 利害關係人:主協辦機關得邀請議題利害關係人與會,每一機關原則上以 5 人為限,惟 PDIS 得視場地限制與會人數。

(七) 行政院青年諮詢委員:PDIS 應主動聯繫行政院青年諮詢委員,委員得視個人意願參與。

(八) 網路參與:考量利害關係人、提案者及附議者可能因人數眾多,時間安排及受限場地等因素,無法到場協作,得經協作會議與會者同意,以線上直播或其他網路工具,提供利害關係人、提案者及附議者透過網路參與協作會議;如有特殊需要,也可以經與會者同意,全程或部份開放一般公眾參與。

五、協作會議的性質:

(一) 協作會議功能在於協助主協辦機關釐清爭點與事實,評估可能的風險與困難,分析公眾溝通參與的需求與程序,嘗試找出解決問題的方向等。但不會作成政策裁示或命令,也不會指示或要求相關部會進行特定的政策規劃或具體執行。

(二) 負責開放政府業務的政務委員,會於次週政務會議向院長及其他政務同仁報告協作會議情形,以提供決策或議題相關政務委員政策規劃的參考。

(三) 預期透過協作會議,可以對齊爭議焦點、理解問題面向,獲致初步構想。主協辦機關可以參考協作會議成果,本於職權接續辦理,尤其是視議題需要進行更完整、正式的開放政府程序。如果因為情勢變化,有再次召開協作會議的需要,可由 PO 於「開放政府聯絡人工作推動會議」提案。

六、協作會議的文件處理:

(一) 會前:為使會議過程更能有效釐清議題、聚焦討論,主協辦機關、提議者、附議者及利害關係人等,預定於議程中提出之資料,得透過PDIS事先提供所有與會者參考,以利民間及政府雙方資訊對齊,提升協作會議辦理效益。

(二) 會後:為促進透明、參與、課責等開放政府原則,協作會議相關資料,將於PDIS網站公開。預設之公開內容包含:簡報資料、逐字紀錄。另可在經與會者同意之前提下,公開會議影像。